22 Дек 2016
tgmu_mini

Интервью

Начальник отдела государственных закупок и договоров (ОГЗиД) ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ Ивашкевич Кирилл Валерьевич
12.12.2016г.

Вопрос: Какие задачи планировали решить с помощью внедрения СЭД Доксвижн (Приложение Договоры)
Ответ:

Планировали полностью избавиться от использования служебных записок по договорной работе на бумажном носителе, тем самым
1. исключить стандартные проблемы, возникающие с бумажными документами (например: документ у кого-то лежит в столе, кто-то где-то пропустил документ или потерял его);
2. ускорить этапы согласования служебных записок и договоров;
3. повысить удобство работы с документами: быстрый поиск и просмотр документа; связь документов, когда в одном месте можно наглядно увидеть всю документацию по процессу (служебную записку, договор, доп. соглашения, протоколы разногласий, аукционную документацию); возможность быстро найти какие действия были выполнены по документу, ответственность, задачи и время исполнения.
И все это в соответствии с правами доступа сотрудников.

Вопрос: Какие основные изменения произошли в вашей работе после внедрения Приложения Договоры?
Ответ:

1. Существенно снизилось время на поиск служебных записок. Теперь каждый сотрудник легко с помощью реестра находит необходимую служебную записку и все последующие созданные документы. Раньше служебки подшивались вместе с договорами или договорными документами в папки, и поиск был затруднен. Раньше бывали случаи поиска записок без номера и это было почти невозможно. Теперь можно найти любой документ по любому из существующих реквизитов.
2. Самая шикарная вещь — это то, что я могу спокойно зайти, посмотреть где находится служебная записка, посмотреть на ком она зависла и напомнить о ней, не надо бегать и искать ее по кабинетам. Всегда видно кто подписал, кто согласовал, даже в случае замещения сотрудника.
3. Еще нравится, как настроены бизнес процессы, что при запуске служебной записки на согласование начальнику ОГЗиД приходит уведомление о начале согласования, позволяющий заранее спланировать работу.

Ситуация: Инициатор запустил служебную записку на аукцион, и еще до согласования начальник ОГЗиД может увидеть, что данной закупки нет в плане-графике, в таком случае можно оперативно внести изменение в план-график. Перестали поступать звонки от инициатора, что вот он запустил служебку на согласование, а через неделю необходимо провести торги. Все четко знают порядок работы.

Вопрос: Время согласования документации изменилось?
Ответ:

До работы в системе Доксвижн на согласование служебной записки на закупки уходило до 2-3 недель. Сейчас основная часть таких служебных записок согласовывается в течение суток, а в среднем время согласования сократилось до 2-3 дней, в зависимости от группы договора и маршрута согласования.
По согласованию договоров сроки тоже существенно сократились и в среднем составляют 4-5 дней в зависимости от вида закупки (прямые или торги).

Вопрос: Достигнуты ли цели внедрения системы? Какие задачи вы хотели бы реализовать в системе дополнительно?
Ответ:

1. Процессы согласования договоров автоматизированы. Кстати, перед этим пришлось формализовать эти процессы, договориться со всеми подразделениями о единых правилах, создать соответствующие классификаторы. Проведена большая и очень полезная работа. Цель ускорения процессов согласования и быстрого поиска необходимых документов достигнута полностью.
2. Значительно сокращен бумажный документооборот. Часть документов перестало существовать на бумажном носителе.
3. В дальнейшем хотелось бы настроить инструменты для распределения задач по специалистам отдела, исходя из их существующей загрузки и графика отсутствий. Ведь в системе почти все данные для этого есть.

Вопрос: Почему выбрали Доксвижн?
Ответ:

В первую очередь мы выбирали партнера, который не просто внедряет автоматизированные системы, а имеет компетенции в области регламентации бизнес-процессов, управленческого консалтинга. И команда АБС-Консалт подтвердила свой профессиональный уровень в данном проекте, за что им большая благодарность.
В то же время, исходя из существующих политических условий, мы отдавали приоритет СЭД российской разработки. И платформа Доксвижн безусловно соответствует уровню задач, которые мы решали в ходе данного проекта.